Konsep penting yang dipertimbangkan dalam mendisain sistem pengendalian intern adalah pencegahan penggelapan (fraud). Pengendalian terbaik terhadap penggelapan adalah melakukan tindakan-tindakan preventif dari jangkauan orang-orang yang mungkin tergoda melakukan penggelapan. Dalam rangka mengendalikan dan mendeteksi penggelapan, organisasi dan auditornya harus mengenal modus operandi dan metode yang digunakan oleh pelaku penggelapan. Beberapa modus yang umum terjadi adalah sebagai berikut:
Theft of assets other than cash (Penggelapan asset selain kas)
Theft of cash by failure to account for cash receipt (Penggelapan kas dengan cara sengaja tidak mencatat penerimaan kas)
Theft of cash by the execution of frudelent disbursement (Penggelapan kas melalui pengeluaran yang curang)
Penggelapan asset selain kas
Penggelapan inventaris mungkin terjadi tanpa terditeksi dalam jangka waktu lama. Bentuk-bentuk umum penggelapan ini misalnya:
Penggelapan dilakukan dengan jumlah yang sedikit tapi frakuensinya sering .
Mengirimkan barang atas perintah secara fiktif
Mengirimkan barang kepada pihak yang fiktif.
Beberapa cara untuk meminimalisir penggelapan tersebut dapat dilakukan melalui:
Pengecekan semua bungkusan yang dibawa keluar masuk oleh karyawan.
Pengecekan fisik inventaris secara periodik
dari perspektif sistem pengendalian, untuk mencegah penggelapan tersebut diperlukan pengendalian terpusat dan prosedur yang ketat berkaitan dengan pengeluaran inventaris.
Penggelapan kas dengan cara sengaja tidak mencatat penerimaan kas
Ada beberapa modus yang digunakan antara lain:
Penggelapan uang hasil penerimaan tanpa mencatatnya dalam register kas dan kwitansi penerimaan. Tipe ini sulit diditeksi karena tidak ada catatan yang mendukung, sehingga hal bisa dilakukan adalah meningkatkan kualitas pengendalian intern.
Mengambil sebagian penerimaan kas dari dan dicatat pada faktur penerimaan dengan jumlah lebih sedikit. Selebihnya dimasukkan di saku. Salah cara pencegahannya adalah melakukan pemisahan fungsi antara penerimaan dan bagian penerimaan.
Kas juga bisa diambil di luar kegitan penualan misalnya dari penghailan investasi, bunga dari bank, hasil penualan aktiva tetap dan barang bekas.
Pengambilan kas melalui pelaporan yang berbeda antara penerimaan kas dengan bukti transaksi dari penerimaan tunai atau kredit. Jumlah yanag dicatat pada perkiraan penjulan dengan bukti, sementara jumlah yang dicatat di rekening kas direndahkan.
Pencatatan potongan penerimaan terlalu tinggi dari yang sebenarnya. Cara ini termasuk cara yang sederhana tapi sulit diditeksi.
Mendebit penerimaan kas dengan perkiraan selain kas ketika menerima uang dari pelanggan. Misalnya, penerimaan kas langsung dibebankan pada biaya tertentu (sama-sama debitnya).
Pelanggan yang melunasinya dianggap belum melunasi dan langsung dibebankan pada kerugian piutang.
Mencatat penerimaan fiktif dan pelanggan fiktif.
Mencatat nilai penerimaan dari pelanggan terlalu kecil dari yang sebenarnya, sehingga ketika menerima pembayaran, kelebihannya bisa diambil.
Lapping, yakni menunda pencatatan penerimaan kas untuk digunakan kepentingan pribadi (dipinjam atau bahkan diambil). Untuk melunasinya, menggunakan kas dari penerimaan pelanggan selanjutnya. Hal ini bisa berlangsung terus menerus.
Penggelapan kas melalui pengeluaran yang curang
Beberapa bentuk pengambilan kas melalui modus ini antara lain:
Pengambilan uang dari kas kecil atau dana taktis. Hal ini bisa dilakukan melalui pemalsuan persetujuan, menggunakan kwitansi lama (merubah tanggal).
Pemalsuan check pembayaran
Membukukan sejumlah check yang ditolak bank.
Menggunakan bukti palsu.
Menggunakan pembelian fiktif atau suplier fiktif. Akibatnya lembaga akan mengeluarkan uang untuk melunasinya.
Kiting, dengan cara memindah deposit check pada satu bank ke bank lain. Akibatnya akan terjadi double counting.
Sengaja menghilangkan atau menyembunyikan retur pembelian.
Menyembunyikan potongan pembelian
Manipulasi penggajian, dengan berbagai cara. Misalnya, gaji fiktif, jumlah yang dibesar-besarkan, pemotongan gaji.
