KOMUNIKASI DAN PELAPORAN
Pemberitahuan Awal
BPI harus memberikan Investigasi audit secara tertulis yang menyangkut :
-
Penyelewwngan yang jumlahnya melebihi nilai rupiah tertentu (akan ditentukan oleh rektor)
-
Menyangkut korupsi
-
Hasil kurangnya pengendalian
-
Mungkin menerima perhatian media atau publik lainnya
-
Mungkin signifikan untuk alasan lain dalam pertimbangan BPI
Pemberitahuan pada kantor dewan audit harus secara tertulis dan mencakup hal-hal termasuk:
· Deskripsi yang cukup dari tuduhan yang memungkinkan pertimbangan signifikan potensial seperti halnya jenis kegiatan yang diduga
· Identifikasi departemen atau unit Investigasi yang terlibat
· Nilai kegiatan yang dituduhkan
· Sumber dana yang terlibat
· Jenis sumber tuduhan (apakah pembisik, manajemen atau pihak ketiga)
· Ikhtisar rencana kerja investigatif
Standar yang diambil harus digunakan untuk pemberitahuan awal oleh BPI pada dewan audit. Bentuk yang sama harus disusun oleh BPI untuk penyelidikan yang dilaporkan pada rektor.
Komunikasi Sementara
Sertiap kemajuan penyelidikan harus dikomunikasikan dan dilaporkan. Laporan tersebut harus dilakukan kapan saja ada perkembangan dalam penyelidikan yang secara material mempengaruhi informasi yang disediakan terlebih dahulu atas yang dituduhkan tapi tidak terbatas pada tuduhan, tuduhan yang belum tentu benar, masuknya badan Investigasi resmi dalam kasus, media atau kepentingan publik lainnya atau tidak ada perubahan maka hendaknya ada komunikasi fakta ini secara bulanan.
Komunikasi Hasil
Ada beragam laporan yang dapat dikeluarkan. Umumnya perbedaannya tergantung pada pemakai akhir laporan. Untuk Investigasi yang tidak terdapat temuan pelanggaran dapat dilaporkan pada rektor dalam bentuk memo atau format surat. Namunada kemungkinan kasus dimana bukti ditemukan bahwa jelas sebjek tertentu diduga melakukan pelanggaran, maka diperlukan laporan lengkap.
Jika laporan Investigasi dimaksudkan digunakan juga oleh jaksa dan aparat penegak hukum, perlu mempertimbangkan laporan terinci yang memasukkan referensi tentang bukti-bukti. Bukti tersebut termasuk tidak hanya terbatas pada kopi dokumen asli, pernyataan saksi tertulis, transkrip wawancara. Laporan tersebut hendaknya memasukkan semua informasi yang relevan pada kasus yang sedang diselidiki.
Untuk menyediakan yang memerlukan nota dari rektor, draft laporan Investigasi harus dikirim ke dewan audit untuk diminta komentar sebelum dekeluarkannya laporan final. Draft harus disiapkan sebelum temuan, simpulan dan rekomendasi yang dikomunikasikan pada manajemen atau pihak yang lain.
Format Laporan
Untuk tujuan pelaporan formal, hendaknya ada ikhtisar normal dan rincian laporan kecuali kasusnya sederhana yang tidak memerlukan rincian.
Elemen Laporan
Setiap laporan harus berisikan elemen laporan. Elemen laporan adalah:
1. Alasan untuk melakukan Investigasi
2. Tuduhan apa yang dituduhkan oleh Investigasi atau evaluasi awal
3. Metodologi-metode yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis bukti
-
Analisis-analisa yang menghubungkan metodologi dan bukti untuk mendukung simpulan. Dalam memo dan laporan ikhtisar bagian ini dapat disingkat, tapi harus memungkinkan pihak ketiga untuk memperoleh simpulan yang sama dengan penyelidikan
-
Simpulan-ada dua jenis simpulan yakni tuduhan pelanggaran tersebut benar atau tidak benar.
Jika pelanggaran terbukti, simpulan harus menyatakan sesuai faktanya:
-
Dalam hal kebijakan hendaknya menyajikan pelanggaran kebijakan yang terjadi
-
Dalam hal pelanggaran kriminal, harus dihindari pembuatan simpulan hukum sebelum dibuktikan di pengadilan.
Pelanggaran tidak terbukti ketika memang penyelidik tidak memiliki bukti yang cukup untuk membuktikan tuduhan, walaupun ada dugaan.
Laporan Investigasi adalah jenis laporan audit berdasar tujuan sehingga semua draft normal dan kebijakan distribusi laporan fianal dan praktiknya, dapat diterapkan. Perhatian diberikan untuk menjamin bahwa auditee adalah level manajemen yang tepat.
